Ön muhasebe programı arayan bir işletmenin ilk baktığı şey genelde ekran oluyor: renkler, menü düzeni, butonların yeri. Oysa bu program üç ay sonra sizin günlük çalışma düzeninizin merkezinde olacak. Ekran güzelliği geçer, altyapı kalır. Bu yazıda seçim yaparken gerçekten fark yaratan başlıkları sıraladık.
1. Önce süreç, sonra yazılım
Programı değerlendirmeye başlamadan önce kendi süreçlerinizi yazın: teklif nasıl çıkıyor, sipariş nasıl onaylanıyor, irsaliye kim tarafından kesiliyor, tahsilat nasıl takip ediliyor, iade nasıl işleniyor. Yazılım bu adımları destekliyor mu, yoksa sizi kendi kalıbına mı sokuyor? Bir programı "çok özellikli" diye seçip sonra süreçlerinizi programın mantığına göre yeniden kurmak, ilk aylarda en sık yapılan hata.
Basit bir test: en sık yaptığınız üç işlemi (örneğin teklif → sipariş → fatura) bir kâğıda yazın ve demo sırasında o akışı baştan sona yaptırın. Size sadece "şu ekran şunu yapar" diyen değil, akışı sizinle birlikte yürüten bir sunum istiyorsunuz.
2. Veri nerede duracak?
Veri sahipliği, maliyet ve erişim açısından en kritik başlık. Üç temel model var:
- Kendi sunucunuzda (on-premise): Veri sizin donanımınızda kalır. İç ağda hızlı çalışır, internet kesilse bile temel işlemler devam eder. Karşılığında sunucu, yedekleme ve güncelleme sizin sorumluluğunuzda olur.
- Yerel ağ üzerinden: Sunucu şirket içinde, kullanıcılar aynı ağdan bağlanır. Şube veya saha varsa ağ yapısını iyi kurgulamak gerekir.
- Bulut: Kurulum yok, her yerden erişim var; aylık maliyet ve bağlantı bağımlılığı var.
Doğru cevap işletmeye göre değişir. Önemli olan, seçtiğiniz ürünün bu üç modelden hangilerini desteklediğini ve model değiştirmenin ne kadar kolay olduğunu bilmek. "Sadece bulut" ya da "sadece yerel" çalışan bir ürün, büyüdüğünüzde sizi zorlar.
3. Modüler mi, her şey dahil mi?
Her şey dahil paketler ilk bakışta avantajlı görünür ama kullanmadığınız modüller için süreklilik maliyeti ödersiniz. Modüler lisanslamada ihtiyacınız olan modülleri açarsınız; büyüdükçe eklersiniz. Değerlendirirken şunu sorun: "Bugün kullanmayacağım bir modülü açmadan çalışabilir miyim?" ve "Sonradan eklemek ne kadar iş?"
4. Çok kullanıcı, çok şirket, çok dönem
İşletme büyüdüğünde iki şey mutlaka gündeme gelir: aynı anda çalışan kullanıcı sayısı ve ikinci şirket/dönem ihtiyacı. Program çok kullanıcıda kilitleniyor mu, kayıt sırasında çakışma oluyor mu, ikinci bir şirket açtığınızda veriler birbirine karışıyor mu? Özellikle yıl devrinde eski dönemin kapanıp yenisinin temiz başlaması, dosya tabanlı eski programlarda en çok şikâyet edilen konudur.
5. Entegrasyon ve e-Belge
Ön muhasebe tek başına çalışmaz: e-Fatura/e-Arşiv entegratörü, pazaryerleri, banka, çağrı merkezi, muhasebeci tarafındaki program. Seçtiğiniz ürünün hangi entegrasyonları hazır sunduğunu, hangilerinin proje bazlı olduğunu net sorun. "Yaparız" cevabı ile "hazır adaptörü var" cevabı arasındaki fark, sonraki üç ayda ortaya çıkar.
6. Destek ve sürüm yönetimi
Yazılımın ilk kurulumu bir gün, desteği ise yıllar sürer. Desteğin kim tarafından verildiği (kurucu ekip mi, çağrı merkezi mi), güncellemelerin nasıl geldiği ve mevzuat değişikliklerinde (e-Fatura zorunluluğu, had güncellemeleri gibi) ne kadar hızlı aksiyon alındığı mutlaka sorulmalı.
Kısa kontrol listesi
- Süreçlerinizi destekliyor mu, değiştiriyor mu?
- Veri kimde duracak, taşınabilir mi?
- Kullanmadığınız modül için ödeme yapıyor musunuz?
- Çok kullanıcı ve ikinci şirket senaryosu test edildi mi?
- Hangi entegrasyonlar gerçekten hazır?
- Destek ve güncelleme süreci yazılı mı?
Bu altı başlığı netleştirdiğinizde ekran tercihleri çok daha kolay hale gelir. Mirago'yu bu ölçütlerle değerlendirmek isterseniz, hangi modüllerin işinize yarayacağını birlikte çıkarabiliriz.