Okul öncesi kurumlarda tahsilat, eğitim kalitesi kadar konuşulmayan ama en çok sorun çıkaran başlık. Ücret planı sözlü anlaşılıyor, taksitler takvime yazılmıyor, gecikmeler ancak veli kapıya geldiğinde fark ediliyor.
Sorun tahsilat değil, görünürlük
Çoğu kurumda para kaybı, velinin ödememesi değil, gecikmenin zamanında fark edilmemesinden kaynaklanıyor. Ödeme takvimi görünür olduğunda hatırlatma zamanında yapılıyor; hatırlatma zamanında yapıldığında gecikme büyümüyor.
Doğru kurulum: ücret planı ve taksit
- Her öğrenci için ücret planı tanımlanır: aylık eğitim, yemek, servis, kulüp gibi kalemler ayrı ayrı.
- Taksit takvimi oluşturulur; iskonto ve ek hizmetler plana işlenir.
- Ödeme alındığında tahsilat kaydı ilgili taksitle eşleşir.
HabittApp'te muhasebe bölümü bu akışı yürütür: ücret planı, taksit, tahsilat, geciken ödeme yaşlandırması ve gelir-gider raporu aynı yerden görünür. Buradaki muhasebe, öğrenci ücret ve tahsilat takibidir; genel muhasebe veya e-Fatura değildir.
Yaşlandırma raporu neden önemli?
Yaşlandırma, geciken tutarı "ne kadar zamandır" sorusuyla birlikte gösterir: 0-30 gün, 31-60 gün, 60+ gün. Bu ayrım, hangi veliyle nazik bir hatırlatma yapılacağını, hangisinde daha ciddi bir görüşme gerektiğini söyler. Tek bir toplam tutar bu kararı vermeye yetmez.
Aile bütçesi ile kurum nakit akışı arasındaki denge
Tahsilatı sertleştirmek veli kaybettirir; gevşetmek nakit akışını bozar. Pratik denge: net bir ödeme takvimi, zamanında ve nötr hatırlatma, taksit değişikliği için yazılı bir süreç. HabittApp'te bu adımlar kayıt altında olduğu için "bana hatırlatılmadı" gibi belirsizlikler azalır.
Rapor, karar ve iletişim
Aylık gelir-gider raporu, kampüs bazında doluluk ve tahsilat oranıyla birlikte okunduğunda yönetim kararları tahminden çıkar. Yeni dönem fiyatlaması, ek hizmet paketleri ve personel planlaması bu tabloya bakılarak yapılabilir.
Tahsilat takibi, HabittApp Takip'in muhasebe modülünde; ön kayıt (aday veli) modülüyle birlikte kullanıldığında kayıt aşamasından tahsilata kadar tek akış oluşur.